書類送付状の正しい書き方ガイド（ステップ別解説）

「書類送付状って、宛名や敬称はどう使い分ければいいの？」
「本文はどんな構成にすれば、ビジネス上で失礼にならない？」
「結びの挨拶や丁寧な言い回しは、どんな表現が適切なの？」

これらの疑問を解消するには、正しい手順で「書類送付状」を作成し、その役割やマナーを理解することが欠かせません。本記事では、ビジネステンプレートサイトで提供している送付状テンプレートを有効活用し、ステップごとに正しく作成する方法を解説します。初心者でもスムーズに取り組めるよう、分かりやすい例と解説を用意しました。また、敬称や結びの挨拶など、つまずきやすいポイントもしっかりとカバーします。ぜひ最後まで読んで、実務に役立ててください。

書類送付状とは何か

書類送付状の役割

書類送付状とは、主にビジネス文書を相手先へ郵送またはメール添付する際に同封する「案内状」のようなものです。これがあることで、どのような書類を同封しているのか、依頼事項や必要な対応を受け手がスムーズに把握できます。

書類送付状を添えるメリット

• 相手が書類の内容や目的を速やかに理解できる
• 丁寧で誠実な印象を与え、ビジネスマナーを遵守していることを示せる
• やり取りの履歴としても機能するため、後々の確認が容易

宛名・敬称の正しい使い方

宛名記載時の基本ルール

宛名を書く際は、相手企業名、部署、担当者名を正確に記すことが大前提です。正式名称は略さず、株式会社や有限会社などの社名表記も省略しないようにします。
また、個人名が分かっている場合は役職名とともに記載することで、敬意を示します。

敬称の基本パターンと選び方

• 個人宛ての場合：「様」
• 役職者（部長、課長など）宛ての場合：「役職名＋様」
• 組織宛ての場合：「御中」
  たとえば、個人担当者名が判明している場合は「○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○様」のように書き、担当者不明で組織全体宛ての場合は「○○株式会社 ○○部 御中」とします。

本文の構成

書類送付状本文の基本構成

1. 挨拶文：初めて送付する場合は初回の挨拶、継続取引の場合は日頃の感謝など
2. 送付書類の明記：何を何点同封したかを明確に記載
3. 依頼事項・背景説明：書類の目的や、相手に期待する対応を簡潔に記述
4. 結びの挨拶：今後の連絡や対応についてのお願い、感謝の気持ちの表現

例文

「平素より大変お世話になっております。下記のとおり、新商品カタログ（1部）およびご請求書（1部）を同封いたしました。つきましては、同封の資料をご確認の上、お手数ですが○月○日までにご回答を頂ければ幸いです。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」

結びの挨拶・言い回しのポイント

丁寧な結びで好印象を残す

結びの挨拶は、相手との関係性を考慮し、柔らかく丁寧な言葉を選びます。「何卒よろしくお願い申し上げます」や「引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます」などが定番です。

不必要な長文は避ける

結びは簡潔にまとめ、長々とした挨拶は避けましょう。相手にとって読みやすく、かつ礼儀正しい表現を保つことが大切です。

テンプレートを活用して効率アップ

テンプレートを使う利点

• 記載漏れや誤字脱字のリスク軽減
• 簡単な修正・更新で複数回の利用が可能
• 初めて作成する人でも安心して書き進められる

テンプレート選びのポイント

読みやすいレイアウト、適切なフォーマット、必要項目が網羅されているテンプレートを選ぶことが重要です。また、業種や目的に合わせてアレンジ可能なものがおすすめです。

テンプレートを使ったステップ別作成方法

ステップ1：宛名・敬称の差し替え

テンプレートの宛名欄に相手先情報を正しく反映します。誤字や敬称のミスがないか、再度チェックしましょう。

ステップ2：本文の修正

挨拶・送付書類名・依頼事項をテンプレートに沿って書き替えます。必要な箇所に自社名、日付、依頼内容を挿入することで、すぐに使える一通が完成します。

ステップ3：結びの表現の微調整

相手先との関係性やシチュエーションに合わせて、結びの挨拶を調整します。ビジネス上のやり取りに相応しい表現を心がけてください。

書類送付状を管理・保管するコツ

フォルダ分け・ファイル名ルール化

複数の送付状テンプレートは、使用目的やクライアント別にフォルダ分けすると便利です。また、ファイル名は「クライアント名_日付」など、後から検索しやすいルールを設けましょう。

定期的な見直し

テンプレートは一度作成して終わりではありません。法規制の変更や社内ルール更新に合わせて、内容を定期的に見直し、最新の状態に保つことが大切です。

まとめ・お問い合わせについて

書類送付状は、ビジネス文書のやり取りを円滑にし、相手に好印象を与える欠かせないツールです。宛名・敬称、本文構成、結びの挨拶など、ポイントを押さえた上でテンプレートを活用すれば、誰でも効率的に作成できます。ぜひ本記事のステップに沿って、実務で活用してみてください。

もしテンプレートの作成や管理でお困りの場合は、当サイトの問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。経験豊富なスタッフが、よりよいビジネスコミュニケーションをサポートいたします。